Employé administratif / Employée administrative et support projets

Fonction

Pour l’un de nos partenaires actif au niveau national, Vivaldis recherche un(e) Employé administratif / Employée administrative et support pour une mission à temps plein à Wandre (4020), avec possibilité d’engagement fixe.

Dans ce rôle polyvalent, vous assurez la gestion administrative générale et apportez un soutien essentiel aux équipes projets.

Vos responsabilités principales :

Gestion administrative générale :

Gestion, traitement et archivage de la correspondance (courriers, e-mails, appels téléphoniques)
Encodage, classement et suivi de documents administratifs et juridiques
Organisation des agendas, planification des réunions et coordination logistique
Soutien à l’organisation d’événements et de déplacements professionnels

Administration du personnel :

Encodage des prestations et suivi des congés et absences
Gestion administrative des formations (outil Xaurum)
Mise à jour des registres du personnel sur site
Suivi des demandes spécifiques (chômage temporaire, permis, badges d’accès)

Support aux projets et gestion des commandes :

Rédaction des demandes d’achat et suivi des commandes (MIGO, SES)
Assistance administrative aux chefs de projet (sécurité, qualité, environnement, achats)
Préparation de devis, dossiers de qualification et documents contractuels
Gestion et suivi des contrats, garanties bancaires et déclarations ONSS
Suivi des interventions via les systèmes WFM et Track & Trace
Coordination et suivi des informations entre les différents intervenants

Gestion financière :

Rédaction et suivi des factures clients
Suivi des paiements et contrôle des données budgétaires
Traitement administratif des commandes et déclarations patrimoniales

Vous travaillez en étroite collaboration avec les chefs de projet et les équipes techniques. Votre rôle contribue directement à la bonne organisation des activités et à la qualité du service fourni aux clients. Des perspectives d’évolution sont envisageables en fonction de vos compétences et de votre engagement.

Employé(e) administratif et support

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