Office en Facility Coördinator
ASSE - Ref. A-756515
OfficeFull-time€ 2000 - 3000 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
Voor een bedrijf die wereldwijd actief is in de elektrotechnische groothandel zijn we op zoek naar een Office & Facility Coördinator.
Wat ga je doen ?
- Onthaal en receptie: ontvangen van bezoekers en leveranciers, beheer bezoekersregistratie en badges, telefoon- en mailbeheer van de receptie, hospitality en catering organiseren.
- Office- & facilitymanagement: dagelijkse opvolging van leveranciers (schoonmaak, beveiliging, technische diensten), beheer van vergaderruimtes (reserveringen, AV/telecom), voorraadbeheer en coördinatie van onderhoudscontracten en storingen.
- Administratie & financiën: factuurverwerking, budgetbewaking, inkoopondersteuning, leveranciersselectie en documentatie van procedures en SLA’s.
- Ondersteuning management en medewerkers: meeting support, agendabeheer, onboarding van nieuwe collega’s en logistieke ondersteuning.
- Procesverbetering & kwaliteit: analyseren van terugkerende issues, voorstellen en implementeren van verbeteringen, rapporteren op KPI’s en zorgen voor compliance (veiligheid, GDPR, huisregels).
- Veiligheid & duurzaamheid: uitvoeren van veiligheidsrondes, ondersteunen bij evacuatie- en noodprocedures, stimuleren van duurzaamheids initiatieven.
Profile
Wie ben jij ?
- Bachelor of gelijkwaardige ervaring (bv. Office/Facility Management, Business Administration).
- Ervaring: 3–5 jaar in office/facility management of een gelijkaardige functie.
- Talen: vloeiend Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk).
- IT-vaardigheden: gevorderde kennis van MS Office (Outlook, Excel, Teams).
- Competenties: klant- en servicegericht, organisatorisch sterk, proactief en oplossingsgericht, communicatief en representatief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig.
- Flexibiliteit: beschikbaarheid voor incidentele uren buiten kantoor (evenementen, urgente interventies).
What can we offer you?
Wat bieden we ?
- Je krijgt een vast contract
- Een aantrekkelijk salaris
- Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, eindejaarspremie, ADV & anciënniteitsdagen, mogelijkheid tot fietsleasing en tal van andere voordelen.
- Je stapt meteen in een groeitraject dat je zelf ook mee richting geeft. Jij bepaalt waar je naartoe wil. You got the power!
- Je krijgt een job die jou energie geeft. Je vertrekt op het einde van de werkdag sowieso met heel veel positieve energie
- Je bent absoluut een toegevoegde waarde voor onze klanten. Dat zeggen ze zelf ook vaker.
- Je krijgt meteen enkele verantwoordelijkheden We rekenen op jou! Now, you are in charge!
Het hoeft geen eeuwigheid te duren voordat je een volwaardig lid bent van onze familie.
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
Related jobs
Assistent Facility Coördinator
OOSTKAMP
Voor onze klant, gelegen te Oostkamp, zijn wij op zoek naar een assistent facility coördinator.
Een greep uit jouw takenpakket:
Je ondersteunt bij de planning en coördinatie van het onderhoudsteamJe beheert de voorraden van het onderhoudsteamJe volgt de uitvoering van het onderhoudsplan opJe werkt nauw samen met interne en externe techniekers en behoudt het overzicht over de uit te voeren takenJe helpt bij de voorbereiding en opvolging van de installatie van nieuwe machines en stemt vlot af met de productieafdelingJe beheert de elektrische installatie: je houdt elektrische schema’s up-to-date en zorgt voor de nodige keuringenJe plant en volgt keuringen op binnen het bedrijf en zorgt voor correcte registratiesJe hebt oog voor veiligheid en motiveert je collega’s om veilig en verantwoordelijk te werkenJe denkt actief mee over procesoptimalisatie, betrouwbaarheid en efficiëntieJe past energie- en milieumaatregelen toeJe ondersteunt en begeleidt investerings- en technische verbeterprojectenJe volgt de technische staat van machines, gebouwen en gereedschappen op
OfficeElectroFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Facility coordinator
OOSTENDE
Hoe ziet jouw toekomstige job als facility manager eruit?
Als Facility Manager ben je dé draaiende motor achter het onderhoud en beheer van 11 vestigingen verspreid over West Vlaanderen, Oost-Vlaanderen en Vlaams Brabant.
Je zorgt ervoor dat alle gebouwen en installaties in optimale staat verkeren en voldoen aan de hoogste veiligheids- en kwaliteitsnormen. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen om een werkomgeving te creëren die net zo goed presteert als onze auto's op de weg. ;)Beheren van het onderhoud en de reparaties van de gebouwen, installaties en apparatuur.Coördineren van schoonmaak-, beveiligings- en onderhoudsdiensten.Ontwikkelen en implementeren van onderhoudsplannen en -schema's.Toezicht houden op de naleving van veiligheids- en milieuregels.Budgetbeheer en kostenbewaking.Onderhoud van contacten met leveranciers en aannemers.Organiseren en coördineren van verbouwingen.Rapporteren aan het management over de status van de lopende projecten.
OfficeCarFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Facility coördinator
GEEL
Vivaldis Office Geel zoekt... FACILITY COÖRDINATOR!
Waar moet je zijn? Regio Geel
Specialisatie: Technisch en bouwkundig onderhoud van gebouwen
Sector: Onderhoud van gebouwen, met aandacht voor duurzaamheid en energie-efficiëntie
Wat moet je doen als Facility Coördinator?
Je bent de spil tussen onze klant, de facilitaire teams en de interne organisatie.Coördineren van facilitaire werkzaamheden.Aansturen en ondersteunen van uitvoerend personeel.Inspecteren en controleren van technische installaties zoals HVAC, elektriciteit en sanitair.Opmaken van offertes en onderhoudsplanningen.Contact onderhouden met de klant, leveranciers en collega’s.Meedenken over optimalisatie van processen en dienstverlening.Onderhandelen over aankopen, tarieven en onderhoudscontracten en deze voorleggen aan je leidinggevende.Beheren van contracten met externe dienstverleners zoals schoonmaak, beveiliging, catering en afvalbeheer.Uitvoeren van aanbestedingen.Opvolgen van contractuele verplichtingen en zorgen voor tijdige vernieuwingen of aanpassingen.Opstellen van rapportages over onderhoudskosten, energieverbruik en contractprestaties.
Neem gerust de vacature even door! Indien je nog vragen hebt, kun je contact opnemen met Britt of Julie op het nummer 014141084!
Technics EmployeesConstructionFull-timeTemporary, with option of permanent contract