Office Assistant
KONTICH - Ref. A-805660
OfficeFull-timeFrom 2800€ per monthTemporary, with option for permanent work
Function
Voor een bedrijf gelegen in Kontich zijn we op zoek naar een Office Assistent
- Onthaal van bezoekers
- Ontvangst van goederen
- Telefonisch onthaal: beantwoorden en/of dispatching van inkomende telefoons naar juiste persoon
- E-mail behandelen
Economaat
- Opvolging voorraad economaat (WC papier, office benodigdheden, koffie/water,….)
Administratieve ondersteuning management
- Presentaties voorbereiden voor management
- Administratieve ondersteuning aan management mbt: Reizen, resto, events organiseren
- Communicaties voorbereiden voor management en marketing
- Administratieve support marketing & communicatie
Leveranciers
- Aanmaken van leveranciers in BP
- Inboeken van facturen
Klanten
- Opvolging betalingen klanten van pro-forma
- Opvolging openstaande klanten
- Aanmanen van openstaande klanten
Administratieve ondersteuning logistiek
- Administratieve verwerking shipping
- Ingeven van uit te voeren verzending in systeem van transporteur (adres bestemming, gewicht, aantal palletten/dozen/enveloppen
- Ingeven van verzending van stalen pakketten
- Overzicht opvolging stalen (wanneer gaat stalenpakket in uitlevering bij de klant)
Verwerken Sales orders
- Sales team ondersteunen met orders ingeven en opvolging klanten
- Administratieve input van sales orders in klanten systeem (ERP vroegere Brilliant)
- Opmaken pro-forma factuur bij voorafbetalingsvoorwaarden ;
- Opmaken aflevernota’s ;
- Informeren klant over leveringstermijnen.
- Email bevestiging ontvangst order ;
Onbedrukte zakken
- Sales team ondersteunen met onbedrukte zakken
- Verwerken toebedeelde inkomende orders van onbedrukte goederen (klanten in portefeuille)
Her-bestellingen:
- Sales team ondersteunen met her-bestellingen
Stalen pakketten versturen
- Sales Team ondersteunen met het samenstellen en opsturen van stalenpakketten
Verzending ingeven in systeem B-post ;
- Afprinten etiketten en kleven (deadline verzending : 11u)
- Opvolgen van ontvangst stalen :
- Dispatching prospect aan Accountmanager, Sales Manager ;
Profile
- Opleidingsniveau : Master
- Deskundigheid en ervaring : minimum 1 jaar ervaring
- Vakopleiding : MS Office (word, ppt, excel)
- Talen: : Zeer goede communicatie in Nederlands en Frans (geschreven en mondeling) andere talen zijn een pluspunt.
What can we offer you?
- Een aantrekkelijk salarispakket volgens jouw competenties
- Kans om deel uit te maken van een snel groeiende organisatie die gericht is op duurzame ontwikkeling en innovatie
- Een prettige werkomgeving met gemotiveerde collega’s
- Lokaal werken in een internationale context
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
What happens next? 🤔
1
📩 Email confirmation
You’ll shortly receive a confirmation email. In your MyVivaldis account, you’ll find a clear overview of all your applications. Convenient!
2
📍We get started for you
Our team at Vivaldis Office Antwerpen will review your application and get in touch with you soon.
3
🗨️Questions? We’re happy to help!
Don’t hesitate to contact us if you’d like more information. We’re here for you! 😊
Questions? Contact us.
You might also be interested in these jobs
Office assistant- commerciële planning- first line support
Dessel, België
Vivaldis Office zoekt een Office assistant- commerciële binnendienst/ planning- first line support
Belangrijk? Bellen, aanspreekpunt klanten schrikt je niet af! ☎️
Samen met je team beman je de first line. 💪🏻
Waar moet je zijn? Dessel
Specialisatie: Transport
Takenpakket
Draaischijf en aanspreekpunt van de klant (mail/telefoon)Samen met je team ben je een geoliede machine!Heel veel bellen, customer relations schrikt je niet af! Werkverdeling mbt klantdossiers, vragen over ledigingen, klachten, ... (ook minder leuke)Ondersteuning algemene admin: Contracten, data input, aanmaak nieuwe klanten, aanpassingen, bestellingen aanpassen, ...Klantendossiers beheren en ervoor zorgen dat de ophalingen bij de klant vlot verlopenBegeleiden en advies aan klant doorheen het procesProblem solving bij problemen + contact met andere afdelingen/ rapporteren zoals planning
OfficeEnvironmentFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Assistant Accountant
Beveren
Nauwkeurig met getallen en klaar voor de volgende stap in je carrière?
Zoek jij een veelzijdige, fulltime rol waarin je écht impact maakt op de financiën van een hechte onderneming? Voor een groeiend en warm familiebedrijf in de regio Beveren zijn we op zoek naar een gedreven Assistant Accountant.
Wat ga je doen? Samen met de hoofdaccountant vorm jij de financiële spil van het bedrijf. Geen dag is hetzelfde, want jouw takenpakket is even divers als boeiend:
Cijferheld: Je voert dagelijkse boekhoudkundige activiteiten uit en boekt aankoopfacturen vlot in.Fiscaal & Rapportering: Je bereidt de btw-aangiftes voor en helpt mee aan heldere financiële rapportages.Ondersteuning: Je biedt een helpende hand bij de loonverwerking en pakt diverse administratieve klussen aan.
InterimCarFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Administratief Assistent
BRUXELLES
Als Administratief Assistent ben jij de spilfiguur die onze organisatie vlot laat draaien. Je beheert communicatie en documenten, bewaakt de kwaliteit van onze administratieve processen en ondersteunt het team zodat iedereen zich kan focussen op hun kerntaken.
Jouw takenpakket als Administratief Assistent is gevarieerd en uitdagend:
Je stelt brieven en documenten op de computer op voor project managers, contract managers en het management, en je zorgt voor een correcte ondertekening en opvolging hiervan.Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt dat alles bij de juiste personen terechtkomt.Je beheert de functionele mailboxen, beantwoordt berichten zelfstandig of stuurt ze intern door naar de juiste collega's.Je behandelt inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantvriendelijke manier.Je staat in voor het digitale beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals verslagen en contracten, en je uploadt deze vlot op het assistentieplatform Axxerion.Je coördineert het kwartaalrapport, zorgt voor een efficiënte opvolging en houdt de contactgegevens van alle stakeholders jaarlijks up-to-date.Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.
OfficeReal estateFull-timeTemporary, with option of permanent contract
Hulpboekhouder - financieel administratief talent (frans!)
Turnhout, België
Vivaldis Office zoekt een Hulpboekhouder - financieel administratief talent / AP admin. - facturatie (frans!)
Waar moet je zijn? Turnhout
Specialisatie: Elektriciteit, techniek, technische installatieVoltijds of 4/5de werken mogelijkExtra belangrijk: ervaring met facturatie, AP accountancyTalen!
Wat moet je doen?
Inboeken aankoop- verkoopfacturen van verschillende entiteitenAdministratieve ondersteuning finance afdelingAls echte duizendpoot/administratief bediende, Wat is prioriteit? Correcte toetsing en communicatie met verschillende partijen. Algemene administratie: Opvolging van binnenkomende orders/verwerking, verwerking werkbonnen, technieker rapporten, systeemadministratie, ...
OfficeConstructionFull-timeTemporary, with option of permanent contract