Employé(e) administratif et support

Employé administratif / Employée administrative et support projets

Fonction

Pour l’un de nos partenaires actif au niveau national, Vivaldis recherche un(e) Employé administratif / Employée administrative et support pour une mission à temps plein à Wandre (4020), avec possibilité d’engagement fixe.

Dans ce rôle polyvalent, vous assurez la gestion administrative générale et apportez un soutien essentiel aux équipes projets.

Vos responsabilités principales :

Gestion administrative générale :

• Gestion, traitement et archivage de la correspondance (courriers, e-mails, appels téléphoniques)
• Encodage, classement et suivi de documents administratifs et juridiques
• Organisation des agendas, planification des réunions et coordination logistique
• Soutien à l’organisation d’événements et de déplacements professionnels

Administration du personnel :

• Encodage des prestations et suivi des congés et absences
• Gestion administrative des formations (outil Xaurum)
• Mise à jour des registres du personnel sur site
• Suivi des demandes spécifiques (chômage temporaire, permis, badges d’accès)

Support aux projets et gestion des commandes :

• Rédaction des demandes d’achat et suivi des commandes (MIGO, SES)
• Assistance administrative aux chefs de projet (sécurité, qualité, environnement, achats)
• Préparation de devis, dossiers de qualification et documents contractuels
• Gestion et suivi des contrats, garanties bancaires et déclarations ONSS
• Suivi des interventions via les systèmes WFM et Track & Trace
• Coordination et suivi des informations entre les différents intervenants

Gestion financière :

• Rédaction et suivi des factures clients
• Suivi des paiements et contrôle des données budgétaires
• Traitement administratif des commandes et déclarations patrimoniales

Vous travaillez en étroite collaboration avec les chefs de projet et les équipes techniques. Votre rôle contribue directement à la bonne organisation des activités et à la qualité du service fourni aux clients. Des perspectives d’évolution sont envisageables en fonction de vos compétences et de votre engagement.

• Vous êtes titulaire d’un Bachelor académique
• Vous disposez idéalement d’une première expérience dans une fonction administrative polyvalente
• Vous maîtrisez parfaitement le français, à l’oral comme à l’écrit
• Vous possédez le permis B et disposez d’un véhicule
• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques : Excel, SAP, Office 365 (la connaissance de Visual Planning, Kronos, Senergy ou d’outils WFM constitue un atout)
• Vous travaillez avec rigueur, méthode et discrétion
• Vous savez gérer les priorités et respecter les délais
• Vous appréciez le travail en équipe et communiquez de manière claire et professionnelle

Vous recherchez une fonction variée, avec des responsabilités concrètes et un rôle central dans le soutien aux projets.