Employé administratif et logistique mi-temps
Tournai - Ref. A-757486
InterimFull-time€ 1000 - 1500 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
Vivaldis Tournai recherche un employé admin et logistique trilingue Fr-En et Nl
En tant qu’Employé Logistique et Administratif, vous êtes responsable du soutien aux opérations
quotidiennes et aux tâches administratives de l’entreprise. Vous assurez le lien entre les
départements achats, ventes, logistique et clients, garantissant une communication fluide et un suivi
efficace des commandes et des transports.
Responsabilités principales
Gestion des commandes:
- Encodage et suivi des commandes d’achat et de vente dans le système.
- Gestion des appels de commandes (achats et ventes).
- Achats de petit matériel selon les besoins internes.
Suivi logistique:
- Demande et comparaison des prix de transport.
- Réservation et coordination des transports.
- Préparation de la documentation administrative (bons de livraison, CMR, documents
douaniers, etc.).
- Suivi des chargements et livraisons.
- Coordination logistique avec les clients et les fournisseurs.
- Vérification et validation des factures de transport.
Communication et accueil:
- Point de contact central pour les transporteurs entrants et sortants.
- Accueil et orientation des chauffeurs.
- Réception et transfert des appels téléphoniques.
- Gestion et tri du courrier entrant et sortant.
Profile
- Etre trilingue français néerlandais anglais.(oral et écrit).*
- Excellente maîtrise de Microsoft Office 365 (notamment Excel et Word).
- Connaissance d’Odoo est un atout.
- Sens de l’organisation et grande rigueur.
- Bonnes compétences en communication, orientation client et esprit de solution.
- Capacité à établir des priorités et à travailler efficacement dans un environnement
- Dynamique.
*Seuls les candidatures correspondantes au profil recherché seront traitées.
What can we offer you?
Poste à temps partiel (50%) avec horaires flexibles.
Fonction variée avec des responsabilités réelles au sein d’une entreprise en croissance.
Environnement de travail agréable avec des lignes de communication courtes et de la place
pour l’initiative personnelle.
Salaire en fonction des barèmes de la cp 200 et de l'expérience
Chèques repas 8 euros par jour
Intéressé(e) ? Postulez vite en ligne ou faites nous parvenir vos cv par mail sur l'adresse tournai@vivaldisinterim.be ou par téléphone au 069/491037.
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
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Vivaldis Tournai est à la recherche un employé administratif.(H,F,X)Nous recherchons une personne forte en administration et qui a le sens du détail. Vous complétez les données exactes etcorrectes et vous offrez un excellent service.Vous avez un intérêt technique.Vous êtes motivé, organisé, consciencieux et autonome .Une journée type dans la fonction : • Vous êtes responsable du processus et du suivi des commandes des clients afin de garantir leurbonne transmission à vos collègues de la planification de la production.• Vous vérifiez si toutes les données sont correctes et complètes.• Si les choses ne semblent pas claires, vous assurez la coordinationavec le client, lui offrez le support technique et faites les modifications nécessaires.• Pour cela, vous travaillez en collaboration directe avec vos collègues du service clientèle, du transport etde la planification de la production.
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Description détaillée des missions :
Le/la futur(e) collaborateur(trice) sera en charge des missions clés suivantes :
Encodage et traitement administratif :
Rédaction et saisie de rapports internes et externes.Recherche et mise à jour des coordonnées et données clients dans notre système.Vérification de la cohérence et précision des informations saisies.Encodage selon les procédures établies.
Gestion du courrier :
Tri et traitement du courrier entrant.Préparation et expédition du courrier sortant.Suivi de l’envoi de courriers spécifiques ou recommandés.
Classement et organisation documentaire :
Classement physique et numérique des documents administratifs.Mise à jour régulière des dossiers et création de nouveaux classeurs.Respect des règles de confidentialité et de conservation des données internes.
Préparation et suivi de dossiers :
Constitution et mise à jour de dossiers complets selon les exigences du service.Collecte et vérification des pièces justificatives nécessaires.
Téléphonie – FR/NL :
Gestion des appels entrants et sortants en français et en néerlandais.Réception, orientation et suivi des demandes des clients.Transmission des informations aux personnes concernées de manière fiable.
Facturation :
Impression, vérification, et contrôle des factures.Signalement des incohérences éventuelles et classement adéquat.
Disponibilité : L’entrée en fonction est souhaitée pour début janvier 2026.
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Logistiek & Technisch Administratief Medewerker
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Jouw Verantwoordelijkheden:
Als onze nieuwe collega ben je verantwoordelijk voor een breed en dynamisch takenpakket, waarbij je zorgt voor de nodige structuur en opvolging:
Bestelbeheer: Het bestellen van wisselstukken en verbruiksmaterialen, inclusief de volledige opvolging van bestelling tot levering en verwerking. Facilitaire Coördinatie: Het ontvangen en wegwijs maken van externe firma’s (techniekers, leveranciers, aannemers) en fungeren als hun eerste contactpersoon op de site. Contractbeheer: Het nauwgezet opvolgen van alle onderhoudscontracten en zorgen voor tijdige planning en uitvoering van de afspraken. Infrastructuurbeheer: De volledige opvolging en het beheer van alle poorten en bijhorende systemen (toegang, herstellingen, onderhoud). Keuringsadministratie: De administratieve opvolging van wettelijke keuringen van alle bedrijfsmiddelen, zoals heftrucks, hoogtewerkers en ander intern transportmateriaal, om te garanderen dat alles conform de wet is.
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Een greep uit jouw boeiend takenpakket:
Onthaal van de klantenAgendabeheer van dossierbeheerdersOrganisatie en klaarzetten van kantoorruimtenAd hoc administratieve takenDigitaal verwerken van facturenDebiteuren- en crediteurenbeheer
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