Collaborateur(trice) administratif(ve)
LONTZEN - Ref. A-767128
InterimFull-time€ 2400 - 3200 / monthTemporary, with option for permanent work
Function
Description détaillée des missions :
Le/la futur(e) collaborateur(trice) sera en charge des missions clés suivantes :
Encodage et traitement administratif :
-
- Rédaction et saisie de rapports internes et externes.
- Recherche et mise à jour des coordonnées et données clients dans notre système.
- Vérification de la cohérence et précision des informations saisies.
- Encodage selon les procédures établies.
Gestion du courrier :
-
- Tri et traitement du courrier entrant.
- Préparation et expédition du courrier sortant.
- Suivi de l’envoi de courriers spécifiques ou recommandés.
Classement et organisation documentaire :
-
- Classement physique et numérique des documents administratifs.
- Mise à jour régulière des dossiers et création de nouveaux classeurs.
- Respect des règles de confidentialité et de conservation des données internes.
Préparation et suivi de dossiers :
-
- Constitution et mise à jour de dossiers complets selon les exigences du service.
- Collecte et vérification des pièces justificatives nécessaires.
Téléphonie – FR/NL :
-
- Gestion des appels entrants et sortants en français et en néerlandais.
- Réception, orientation et suivi des demandes des clients.
- Transmission des informations aux personnes concernées de manière fiable.
Facturation :
-
- Impression, vérification, et contrôle des factures.
- Signalement des incohérences éventuelles et classement adéquat.
Disponibilité : L’entrée en fonction est souhaitée pour début janvier 2026.
Profile
Profil recherché
Nous sommes à la recherche d’un(e) candidat(e) présentant les caractéristiques suivantes pour l'un de nos clients :
- Excellente capacité d’organisation : Prendre en main les tâches de manière structurée et efficace.
- Maîtrise des outils bureautiques : Aisance avec Word, Excel, la messagerie et divers logiciels internes.
- Travail précis et fiable : Aptitude à exécuter les missions avec discrétion et rigueur.
- Appréciation du travail administratif : Goût pour les tâches structurées et de gestion.
- Réactivité et professionnalisme : Capacité à communiquer de manière soignée et à répondre rapidement aux besoins.
- Disponibilité : Prêt(e) à débuter dès janvier 2026.
Compétences linguistiques requises
Une parfaite maîtrise du français et du néerlandais est essentielle pour garantir une communication fluide avec nos clients, partenaires et collègues. Niveau souhaité : Minimum B2 à C1 dans les deux langues.
Le poste requiert rigueur, autonomie, polyvalence et de solides compétences en communication, tant écrite qu’orale.
What can we offer you?
Type de contrat et conditions
- Mission intérimaire à temps plein (38h/semaine).
- Présence obligatoire sur site ; aucun télétravail prévu.
- Horaires : du lundi au vendredi, selon les heures de bureau.
- Possibilité d’intégration durable selon les performances et les besoins du service.
La personne engagée rejoindra une équipe dynamique de 5 à 6 collaborateurs.
All Vivaldis colleagues are committed to an equal opportunities policy. We select on the basis of experience, studies and competences and not on the basis of nationality, appearance, orientation, religion, disability, age and/or gender. Our role as an employment agency implies a commitment to inclusion and diversity. Discrimination will not be tolerated.
Your application process at Vivaldis
Description of the application process
1Step 1
Applying for a job
Behind the scenes, we are screening your application now.
2Step 2
First an interview at Vivaldis & who knows, next at the company
Drumroll, please! 🥁 You've been invited for an interview!
3Step 3
Contract signing
Hooray, time for a little celebration! You have crossed the finish line and it is now time to sign your contract.
Questions? Contact us.
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Responsabilités principales
Gestion des commandes:
Encodage et suivi des commandes d’achat et de vente dans le système.Gestion des appels de commandes (achats et ventes).Achats de petit matériel selon les besoins internes.
Suivi logistique:
Demande et comparaison des prix de transport.Réservation et coordination des transports.Préparation de la documentation administrative (bons de livraison, CMR, documents
douaniers, etc.).
Suivi des chargements et livraisons.Coordination logistique avec les clients et les fournisseurs.Vérification et validation des factures de transport.
Communication et accueil:
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Taken
Beantwoorden van inkomende telefoons, doorverbinden of boodschappen noteren.Aanspreekpunt voor vragen, klachten en bestellingen via mail en chat.Ontvangen, sorteren en verdelen van post en digitaliseren van documenten.Dossiers samenstellen, klasseren, indexeren en archiveren van informatie.Opstellen van verslagen en uitvoeren van kopieerwerk.Opvolgen van voorraden en beheren van stockadministratie volgens het FIFO-principe.Beheren van kantoorsoftware, ERP-pakketten en digitale samenwerkingstools.Waarborgen van een klantvriendelijk onthaal en vlotte communicatie met interne en externe contacten.
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