Administratief Bediende

Voor onze klant te 9300 Aalst zijn we op zoek naar een gemotiveerde Administratief bediende:

Taakomschrijving:

• Beheren van de algemene en facturatie-e-mailboxen.
• Communiceren met leveranciers, onderaannemers, architecten, klanten en collega's, zowel telefonisch als via e-mail.
• Verzenden, organiseren en archiveren van diverse documenten.
• Opzoeken en beheren van technische documentatie.
• Aanmelden van werven en onderaannemers bij de sociale zekerheid en via check-in@work.
• Digitaliseren van werkprocessen en verbeteren van de online zichtbaarheid via website en sociale media.
• Bijhouden en aanpassen van de jaarkalender; organiseren van teamactiviteiten.
• Opstellen van offertes en bestelbonnen in samenwerking met de projectleider.
• Beheren en opvolgen van verzekeringsdossiers, inclusief het aanvragen van de tienjarige aansprakelijkheidsverzekering voor nieuwe projecten.
• Coördineren van het wagenparkbeheer: verzekeringen, tankkaarten, onderhoud en reparaties; verzamelen van identiteitsgegevens en rijbewijzen van nieuwe medewerkers.
• Regelen en opvolgen van werftoiletten; afmelden bij projectafronding.
• Opstellen, verzenden en archiveren van werkbonnen voor onderaannemers.
• Coördineren van IT-gerelateerde zaken en samenwerken met de IT-verantwoordelijke.
• Notuleren en eventueel leiden van vergaderingen.
• Structureren en onderhouden van de server.
• Opstellen en verspreiden van procedures, zoals het gebruik van specifieke software, en toezien op de naleving ervan.
• Samen met de projectleider afsluiten en archiveren van projecten.
• Archiveren van documenten van het afgelopen jaar bij de start van een nieuw kalenderjaar.
• Opvolgen van dossiers met betrekking tot complexe communicatie of afspraken, vooral met onderaannemers; opstellen van tijdslijnen en aanmaningsmails.
• Bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen en procedures.
• Ordenen van aankoopfacturen en bijhouden van de financiële planning.
• Werken met facturatiesoftware voor het toevoegen en verwerken van facturen; doorgeven aan de boekhouding en registreren van betalingen.
• Opstellen en verzenden van verkoopfacturen in samenwerking met de projectleider.
• Voorbereiden van de boekhouding voor indiening.
• Selecteren van nieuwe medewerkers in samenwerking met interimkantoren.
• Begeleiden en opvolgen van de opstart van nieuwe medewerkers.
• Samenwerken met het sociaal secretariaat voor loonverwerking en vragen rond verlof, ziekte, etc.
• Regelen en verspreiden van opleidingen.

Profiel:

• Nieuwsgierig naar de bouwwereld en gemotiveerd om continu bij te leren.​
• Enthousiast en proactief in het beheren van toegewezen taken, met oog voor het bedrijfsbelang.​
• Sterke communicatieve vaardigheden voor effectieve interactie met klanten, architecten, onderaannemers, leveranciers en collega's.​
• Punctueel en ordelijk, met aandacht voor nauwkeurigheid in taken zoals boekhouding.​
• Bijdragen aan een positieve en collegiale werksfeer.​
• Flexibel en stressbestendig; in staat om om te gaan met veranderingen en last-minute aanpassingen.​
• Toezien op de strikte naleving van veiligheidsvoorschriften op de werven, in samenspraak met projectleiders.
• Je bent de Nederlandse taal machtig.

Aanbod:

• Een veelzijdige functie binnen een dynamisch en groeiend bedrijf.​
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en bijscholing.
• Aantrekkelijk salaris.
• Na korte interimperiode mogelijkheid tot vast contract.
• Voltijdse tewerkstelling.