Ref. A-408494
  • Interim

Functie

Voor onze klant in ZAVENTEM zijn wij op zoek naar een OFFICE COORDINATOR.
Als Office Coördinator is het jouw taak om de interne gebruikers en bezoekers te ontzorgen op vele fronten. Van het begeleiden van leveranciers, het voorbereiden van een vergaderzaal incl. lunch tot
het oppakken van interne projecten. Als facilitair aanspreekpunt is het onderhouden van een goede klantrelatie van groot belang en het zichtbaar zijn binnen de organisatie speelt een grote rol. Je hebt
een warme persoonlijkheid en met jouw gastvrije houding nodig je interne gebruikers en bezoekers uit om hun wensen op gebied van ondersteuning met jou te delen. Je ontzorgt pro-actief, en
probeert de klantvraag altijd voor te zijn!.
De standplaats voor deze rol is gevestigd in Zaventem, Brussel en ondersteunt 2 servicekantoren die rechtstreeks rapporteren aan de Supervisor, Workplace Services (WPS), gevestigd in Amsterdam.

Je bent dagelijks verantwoordelijk voor:
• Het schakelen met leveranciers, het zorgdragen voor een perfect lopende facilitaire organisatie die voldoet aan de afspraken, de servicekwaliteit binnen het afgesproken budget.
• Frisdranken/ snacks bestellen (via de leverancier) en indien nodig vergaderruimten voorzien van voldoende versnaperingen.
• Ondersteuning van het onboarding-proces, zorgen dat nieuwe medewerkers zich thuis voelen op hun nieuwe werkplek
• Beheer van de toegang tot kantoren en het uitgeven van toegangspassen
• Zorgen voor een opgeruimde en georganiseerde werkomgeving. Hierbij is het belangrijk de schakel te zijn met extern schoonmaakpersoneel.
• Focus op klanten: twee keer per jaar onderzoek naar klanttevredenheid uitvoeren.
• In nauwe samenwerking met onze klanten werken wanneer interne evenementverzoekenworden gedaan.
• Onderhoud aan het kantoor, aanpassingen moeten altijd op orde zijn en zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van aanpassingen. Belangrijk is hier pro-actief in te zijn en zoveel mogelijk storingen zien te voorkomen.
• Bijdragen van nieuwe ideeën om de werkomgeving te verbeteren
• Speciale projecten of initiatieven op ad-hoc basis
• Anticipeert en benadert proactief groei-uitdagingen en ruimtelijke ordening.
• Werkt samen met uitgebreid EMEA Workplace Service team en draagt ideeën aan ten aanzien van een inspirerende werkplek en maakt ze waar.
• Werkt samen met regionale deskundigen om de Belgische processen en richtlijnen te delen, zodat ze passen binnen de EMEA richtlijnen van Salesforce.
• Nauwe samenwerking met IT voor het ontzorgen van de interne gebruikers bij alle IT- gerelateerde aanvragen
• Coördineert verhuizingen van kantoren/werkplekken en controleert de lokale bezettingsgraad van kantoren.
• Zorgt er in samenwerking met het beveiligingsteam voor dat alle personeelsleden en bezoekers voldoen aan de beveiligingsnormen (aanmeldingsproces van bezoekers, badges, gegevensbescherming, enz.).
• Ondersteunt regionale initiatieven rond duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
• Beheert de update van het interactieve ruimtebeheersysteem ‘Serraview’ naar behoefte en zorgt ervoor dat alle niet-toegewezen werknemers tot een minimum worden beperkt en worden toegewezen aan het juiste team binnen de applicatie.

Profiel


• Bij voorkeur een bachelor diploma in een hospitality gerichte opleiding, zoals Facility Management/ Hotelschool
• Bij voorkeur 2 tot 3 jaar verwante ervaring in een hospitality omgeving
• Computer ervaring met Mac of Windows; inclusief met Gmail, Google Agenda en Google Drive
• Sterke persoonlijkheid; iemand die een proactieve teamplayer is en tevens zelfstandig kan werken
• Klantgerichtheid/Hospitality
• Uitstekende organisatievaardigheden- ervaring met multitasken en prioriteiten te stellen
• Uitstekende probleemoplossende vaardigheden, neemt initiatief om uitdagingen aan te pakken en deadlines te halen
• Besluitvaardig: kan ter plekke zelfstandig beslissingen nemen
• Eerdere ervaringen met gastvrijheid of klantenservice zijn een pre
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk, zijn essentieel. Kennis van de Franse taal is een pré.
• Bereid om te reizen wanneer nodig.
 

Wat je van ons krijgt

  • Interim optie vast
  • Werkdagen zijn van maandag tot en met vrijdag en de werktijden zijn flexibel tussen 07.30-18.30

Solliciteer