21 januari 2020

“Een afwisselende job als commercieel bediende. Dicht bij huis. Het plaatje klopt!”

Secretaresse. Onthaalmedewerkster. Transportplanner. Aan veelzijdige werkervaring ontbrak het Sarah (35) niet toen ze via Vivaldis Interim aan de slag ging bij een bedrijf gespecialiseerd in nieuwkuis en schoonloopmatten. Daar werkt ze zich helemaal in als commercieel bediende. “Ongelooflijk wat je in mijn job allemaal doet met één document.”

Midden in week 3 van haar nieuwe job ontmoeten we Sarah, commercieel bediende ad interim en kandidaat voor een vaste aanstelling wanneer haar mentor straks met pensioen gaat. 

“Die mevrouw kent de job als commercieel bediende en de zaak natuurlijk door en door. Zij doet er alles aan om me zoveel mogelijk aan te leren. Fantastisch is dat, een buitenkans.”

Er snel weg mee zijn, dat leerde ze al in vorige jobs. Die varieerden van secretariaatswerk over onthaalwerk tot en met transportplanning in de logistiek. Altijd via Vivaldis Interim. Het was ook een Vivaldis-consulent die haar attent maakte op deze vacature. 

Toen ik hier kwam kennismaken, klikte het meteen. Ze waren hier erg vriendelijk, de job van commercieel bediende leek me heel afwisselend. En uitdagend. Echt wat ik wou.
Sarah, Commercieel bediende

De eerste weken staan vooral in het teken van inwerken. Want er is nogal wat om onder de knie te krijgen. Wie dacht dat administratie ‘altijd hetzelfde’ en saai is, verandert hier snel van mening. Klanten (meestal andere bedrijven) rekenen op dit dienstverlenende bedrijf voor de huur van allerhande matten, mops voor vloerreiniging en apparaten voor hand- en toilethygiëne. Maar ook voor de reiniging van tapijten, gordijnen, zetels, zonwering, enz.

"Je bent de draaischijf tussen binnen en buiten"

Om dat allemaal voor mekaar te krijgen, heeft iedereen zijn eigen rol. Vertegenwoordigers zorgen ervoor dat er contracten met klanten worden afgesloten, chauffeurs zorgen voor de logistiek van dit alles, klanten hebben vragen. (En soms ook wel eens een klacht, natuurlijk.) 

Als ‘draaischijf’ tussen buiten en binnen, klanten en collega’s zorgt Sarah er mee voor dat dit allemaal correct en vlot loopt. Dat de offertes op de juiste plek terechtkomen. En nog veel meer. De grote afwisseling in het takenpakket trok haar het meest aan in deze job. Herkenbaar voor iedereen die een commerciële rol speelt. Stilletjes in een hoekje alleen maar jouw ding doen? Vergeet het maar. 

Wat doe je als commercieel bediende? 

  • Je werkt op de binnendienst van de verkoopafdeling. Je bent het aanspreekpunt voor klanten via telefoon en mail.
  • Je bent verantwoordelijk voor de bestellingen van je klanten: orderbevestiging, controle van de stock, opvolgen van levering en transport, facturatie, debiteurenbeheer en  nazorg.
  • Je biedt ondersteuning aan vertegenwoordigers.
  • Je moet onvoorziene situaties snel aanpakken en oplossen. Tussendoor moet je ook het administratieve werk tijdig en correct afwerken.

"Ik wou meer afwisseling. En of ik die krijg!"

Sarah: “Op een doorsnee werkdag is hier zoveel te doen. Berichten en documenten ontvangen, controleren, behandelen, doorspelen aan anderen, kopiëren, klasseren, … Daar komt het administratieve luik meestal op neer. Zo zijn er bijvoorbeeld de leveringsbonnen van de chauffeurs die de schoonloopmatten bij klanten gewisseld hebben. Is de wissel effectief gebeurd? Check! Moet er wat gecrediteerd worden? Is er een adresaanpassing? ... De vertegenwoordigers brengen nieuwe contracten binnen. Voor mij betekent dat: nieuwe klanten en nieuwe matten in het systeem inbrengen, betalingsuittreksels en domiciliëringsbewijsjes checken, opzoeken wat niet meteen duidelijk is… Dikwijls stemmen we ook even af met de collega’s van boekhouding. Enzovoort. Elke dag is anders - en vliegt zo voorbij.” 

"Man, dochter en ik mooi samen thuis"

Hoe ziet Sarahs werkschema eruit? 

“Ik werk 4 van de 5 dagen van 8 tot 16u, 1 dag van 8 tot 16u30. Geen overuren of weekendwerk. Tot nu toe, want er komen wellicht ook drukkere periodes waarin dit misschien wel nodig zal zijn. Omdat ik niet ver van hier woon - 5 à 10 minuutjes met de fiets - zijn mijn man, dochter en ik mooi samen thuis. Beter kan eigenlijk niet.” 

De ideale job, lijkt het wel. Via opeenvolgende jobs heeft Sarah uitgezocht wat haar goed en beter ligt. Vivaldis Interim staat haar bij om haar loopbaanpad mee uit te stippelen. 

“Als je weet wat je goed en minder goed ligt, ga je je daarop richten bij je zoektocht. De meeste jobervaring deed ik op in de praktijk via interim. Soms maak je zelf de keuze om te stoppen, soms is dat onder druk van economische omstandigheden, … Interimwerk geeft je flexibiliteit, in functie van je gezin en wat je zelf wilt.”

"Zonder papier kan het nog niet."

Ook in deze administratie is de digitalisering aan de orde. Maar “om zoveel documenten, lijsten, werkstaten,.. in te scannen en te digitaliseren ga je niet over één nacht ijs. De digitalisering is hier nog volop aan de gang. We moeten ook de systemen van de klanten volgen. Die werken nog vaak met documenten, dat speelt ook een rol. Zonder papier lukt het (nog) niet. Ongelooflijk wat we allemaal met een en hetzelfde document doen.”

"Je bent de stem van het bedrijf"

Als commercieel bediende heeft Sarah contact met de klanten, zowel via de telefoon als via e-mail. Nu beantwoordt ze inkomende berichten nog in overleg met een collega. Maar daar komt snel verandering in. Ze kijkt ernaar uit om het zelfstandig te mogen doen. 

In de relatie met klanten moet je je altijd commercieel opstellen, weet ze al. Want je bent de stem van het bedrijf. 

“Goed omgaan met klanten? Dat leer je uit ervaring. Hoe meer ervaring, hoe beter. Het helpt zeker als je het bedrijf en het product goed kent, want dan kan je rustig antwoorden, altijd. Ook als de klant wel eens een klacht heeft. Op dat vlak zijn mijn vorige jobs een goede leerschool geweest. Ik heb geleerd om presentabel te zijn in het onthaal van klanten, hoe ik het best reageer in bepaalde situaties, … Transportplanning was de meest intensieve leerschool. Hoe ga je om met tijdsdruk, met moeilijke situaties, een chauffeur die uit zijn dak gaat, … Structuur brengen in je job, dat is zeker ook iets dat je leert.” 

Voor Sarah is commercieel zijn: vooral een goede balans zoeken met je collega’s en wat je naar buiten brengt naar je klanten. Op één lijn zitten en veel geduld hebben om alles uit te zoeken en op orde te krijgen.

"De kunst: vriendelijk blijven. Maar ook assertief."

Soms gaat er iets mis. Een klein misverstand kan grote gevolgen hebben voor al de rest. Soms gebeurt iets niet - of dubbel. Ook in dat geval moet je op elkaar kunnen rekenen. Sarah voelt zich alvast goed ondersteund door de collega’s en door de ‘mentor’ die haar opleidt. Een buitenkans, vindt ze. Want ze wil zo snel mogelijk met alles weg zijn. Zelf doet ze haar uiterste best om alles goed onder de knie te krijgen. 

"Liever geen nonchalante sloddervos"

Welke kwaliteiten heb je nodig om de job van commercieel bediende in de sales goed en graag te doen? 

  • Je moet iemand zijn die veel wil en kan leren, die het vermogen heeft om veel nieuwe info te absorberen, zeker in het begin. 
  • Je mag je niet direct laten kennen en het opgeven. Beter is doorbijten om alles onder de knie te krijgen. 
  • Gestructureerd zijn, zeker, en bereid om systemen te leren kennen en procedures te volgen. Een nonchalante sloddervos maakt weinig kans. 
  • Niet bang zijn om vragen te stellen aan collega’s. En anderen te helpen waar je kan.
Een job als commercieel bediende in de sales is wat je ervan maakt.
Sarah, Commercieel bediende

Sarah is alvast van plan om alles wat erin zit, uit deze job te halen. Voorlopig is haar doelstelling nr. 1: alles perfect onder de knie krijgen. Om er dan voluit voor te gaan.

De grootste voldoening heb ik als ik goed kan doorwerken en alles afgewerkt krijg, zonder al te veel ‘rariteiten’. That’s it!
Sarah, Commercieel bediende