29 janvier 2020

« Un job varié en tant qu’employée commerciale. À proximité de la maison. C’est parfait ! »

Secrétaire. Réceptionniste. Planificatrice des transports. Lorsqu’elle a été engagée dans une entreprise spécialisée dans le nettoyage à sec et les tapis d’entrée par l’intermédiaire de Vivaldis Interim, Sarah, 35 ans, bénéficiait déjà d'une expérience professionnelle diversifiée. C’est alors qu’elle a enfilé la casquette d’employée commerciale. « C'est incroyable de voir tout ce que l’on peut faire avec un seul document dans mon travail ».

Au milieu de sa 3e semaine de travail, nous rencontrons Sarah, employée commerciale ad interim, et candidate pour une nomination définitive au départ de son mentor à la retraite.

« Cette dame connaît le métier d’employé commercial et l’entreprise comme sa poche bien sûr. Elle met tout en œuvre pour m’apprendre un maximum de choses. C'est fantastique, une chance extraordinaire. »

Sarah avait déjà appris à s’adapter rapidement dans ses précédentes fonctions. Du poste de secrétaire à celui de réceptionniste, en passant par la planification des transports dans le service logistique. Toujours par l'intermédiaire de Vivaldis Interim. C'est d’ailleurs un consultant Vivaldis qui a attiré son attention sur cette offre d’emploi.

« Lorsque je suis venue me présenter ici, le courant est passé directement. Tout le monde était très gentil et le job d’employé commercial m’a semblé très diversifié. Mais aussi plein de défis. Exactement ce que je voulais ».

Durant les premières semaines, il s’agit principalement de se familiariser au nouveau lieu de travail. Car il y a pas mal de choses à apprendre. Si vous pensez que le travail administratif est monotone et ennuyeux, vous changerez vite d’avis ici. Les clients (généralement des entreprises) comptent sur cette société de services pour la location de toutes sortes de tapis, balais pour le nettoyage des sols et appareils pour l’hygiène des mains et des toilettes. Mais aussi pour le nettoyage des tapis, rideaux, sièges, stores, etc.

« La plaque tournante entre l’intérieur et l’extérieur »

Pour que tout se déroule bien, chaque personne occupe un rôle spécifique. Les représentants décrochent les contrats, les chauffeurs assurent la logistique de l’ensemble et les clients soumettent leurs demandes. (Et une plainte de temps à autre, bien sûr.)

En tant que « plaque tournante » entre l’extérieur et l’intérieur, les clients et les collègues, Sarah veille au bon déroulement du processus. Elle s’assure que les devis atterrissent au bon endroit. Et bien d’autres choses encore. Sarah a particulièrement été attirée par la grande diversité de tâches qu'offrait cette fonction : toutes les personnes exerçant une fonction commerciale s'y reconnaîtront. Faire son travail discrètement dans son coin ? Oubliez tout de suite !

En quoi consiste votre fonction d’employée commerciale ?

  • Vous travaillez au sein du service interne du département des ventes. Vous êtes l’interlocuteur privilégié des clients par téléphone et par e-mail.
  • Vous êtes responsable des commandes de vos clients : confirmation des commandes, contrôle du stock, suivi de la livraison et du transport, facturation, gestion des débiteurs et service après-vente.
  • Vous apportez votre soutien aux représentants.
  • Vous devez gérer et résoudre rapidement les imprévus. Et entre toutes ces tâches, vous devez aussi finaliser à temps et correctement le travail administratif.

« Je souhaitais plus de diversité dans mon travail. On peut dire que je suis servie ! »

Sarah : « Lors d’une journée de travail normale, il y a énormément de choses à faire. Recevoir, vérifier et traiter les messages et documents, les transmettre à d’autres, les copier et les classer... Voilà en quoi consistent la plupart du temps les tâches administratives. Il faut par exemple s’occuper des bons de livraison des chauffeurs qui ont changé les tapis d’entrée chez les clients. Le changement a-t-il bien été effectué ? Check ! Y a-t-il un montant à créditer ? Une adresse à modifier ? ... Les représentants décrochent de nouveaux contrats. Je dois alors introduire les nouveaux clients et nouveaux tapis dans le système, vérifier les extraits de paiement et les preuves de domiciliation, faire des recherches lorsque quelque chose n’est pas tout de suite clair... Souvent, nous nous accordons aussi avec les collègues de la comptabilité. Et cetera. Chaque jour est différent et le temps passe vite. »

« Le bonheur à la maison pour mon compagnon, ma fille et moi »

Comment s'organisent les journées de travail de Sarah ?

« Je travaille de 8 h à 16 h quatre jours sur cinq, et de 8 h à 16 h 30 un jour par semaine. Je ne preste pas d'heures supplémentaires et je ne travaille pas le week-end. Jusqu'à présent en tout cas, car il y aura probablement des périodes plus intenses durant lesquelles ce sera peut-être nécessaire. Comme je n’habite pas loin (5 à 10 minutes à vélo), c'est le bonheur pour mon compagnon, ma fille et moi à la maison. Je ne pouvais pas rêver mieux. »

Le job parfait, il semblerait. Au fil de ses emplois successifs, Sarah a trouvé ce qui lui convenait le mieux. Vivaldis Interim l’aide à tracer son chemin professionnel.

« Lorsque vous savez ce qui vous convient et ce qui vous convient moins, vous vous concentrez sur ces éléments lors de votre recherche. En pratique, j’ai acquis la plupart de mes expériences professionnelles via l’intérim. Parfois, vous faites vous-même le choix d'arrêter, parfois en raison des circonstances économiques... Le travail intérimaire vous offre une certaine flexibilité, en fonction de votre famille et de ce que vous voulez. »

« Pas encore prêts pour le zéro papier »

La numérisation est également pratiquée dans cette administration. Mais « scanner et numériser autant de documents, de listes, de relevés... ne se fait pas du jour au lendemain. Le processus est toujours en cours. Nous devons aussi prendre en compte les systèmes de nos clients. Beaucoup travaillent encore avec des documents papier, ce qui joue aussi un rôle. Nous ne sommes pas (encore) tout à fait prêts pour le zéro papier. C'est incroyable de voir tout ce que nous faisons tous avec un seul document. »

« Vous êtes la voix de l’entreprise »

En tant qu’employée commerciale, Sarah est en contact avec les clients, aussi bien par téléphone que par e-mail. Elle répond désormais aux messages entrants, toujours en concertation avec un collègue. Mais cela devrait bientôt changer. Elle est impatiente de pouvoir s’en occuper seule.

Sarah sait déjà que dans le cadre d’une relation avec les clients, il faut toujours se montrer commercial. Car vous êtes la voix de l’entreprise.

« Entretenir de bons rapports avec les clients ? Cela s’apprend avec l’expérience. Plus vous en avez, mieux c’est. Bien connaître l’entreprise et le produit constitue une aide inestimable, cela vous permet de répondre sereinement à toutes les questions. Également si le client dépose une plainte. Mes emplois précédents m'ont beaucoup appris, à cet égard. J’ai appris à être présentable en travaillant dans l’accueil des clients, à savoir comment réagir dans certaines situations... La planification des transports s’est avérée l’expérience d’apprentissage la plus intensive. Comment gérer les contraintes de temps, les situations difficiles, un chauffeur qui perd pied... Structurer son travail, c’est aussi quelque chose qui s’apprend. »

Pour Sarah, avoir le sens du commerce, c'est avant tout trouver un bon équilibre avec ses collègues et ce qu'elle apporte aux clients. Être sur la même longueur d'onde, faire preuve de beaucoup de patience pour tout tirer au clair et faire les choses correctement.

« La clé : rester cordial. Mais être capable de s’affirmer. »

Parfois, les choses se passent moins bien. Un petit malentendu peut avoir des conséquences majeures sur tout le reste. Parfois, une tâche a été effectuée deux fois, ou pas du tout. Dans ce cas aussi, il faut pouvoir compter les uns sur les autres. Sarah se sent bien soutenue par ses collègues et par le « mentor » qui assure sa formation. Elle estime avoir une chance extraordinaire. Elle aimerait en effet tout apprendre le plus vite possible. Elle se donne d’ailleurs au maximum pour tout maîtriser.

« La négligence et la nonchalance ne sont pas un atout »

Quelles qualités faut-il réunir pour effectuer un job d’employé commercial dans la vente convenablement et avec plaisir ?

  • Vous devez avoir envie d’en apprendre beaucoup, et en être capable, mais aussi avoir la capacité d’absorber une multitude de nouvelles informations, surtout au début.
  • Il ne faut pas baisser les bras ni abandonner trop vite. Il vaut mieux s’accrocher pour apprendre à tout maîtriser.
  • Il convient bien sûr d’être structuré, et prêt à découvrir les systèmes et à suivre les procédures. Les personnes négligentes et nonchalantes n’iront pas loin.
  • Il ne faut pas avoir peur de poser des questions aux collègues. Et d’aider les autres lorsque vous en avez la possibilité.
Ce job est ce que vous en faites.
Sarah, Employée commercial dans la vente

Sarah a déjà prévu de tirer profit de tout ce que ce job a à lui offrir. Pour l’instant, son objectif numéro 1 consiste à maîtriser toutes ses tâches parfaitement. Pour pouvoir ensuite aller de l’avant.

Je suis pleinement satisfaite si je peux tout gérer et clôturer moi-même, sans être confrontée à trop de ‘bizarreries’. C’est tout !
Sarah, Employée commercial dans la vente

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